BAB 4
: NOTA KOMUNIKASI
DEFINISI
Proses
penyampaian maklumat dan berita secara lisan ataupun secara bertulis
PERANAN
1. Mempercepatkan urusan
perniagaan
Komunikasi memudahkan urusan perniagaan. Maklumat-maklumat dapat diperolehi dan
disampaikan dengan cepat kepada peniaga-peniaga di merata-rata tempat. Ini dapat membantu peniaga membuat
perancangan dan persedian.
2. Dapat mengetahui keadaan
pasaran
Membolehkan peniaga mendapat maklumat mengenai
keadaan pasaran di tempat-tempat lain.
Maklumat ini dapat membantu membuat keputusan penting
3. Memperluaskan pasaran
Melalui penggunaan alat-alat komunikasi para peniaga
boleh menerima maklumat dengan segera mengenai keadaan pasaran di tempat-tempat
lain dan bertindak balas dengan mengeluarkan barang baru bagi memenuhi cita
rasa para pengguna
4. Mewujudkan sistem kewangan
yang cekap
Melalui alat momunikasi seperti teleks dan telegraf,
peniaga boleh berhubung dengan bank dan institusi kewangan bagi menyemak
kedudukan kewangan, menguruskan pinjaman, dan mengarahkan bank melakukan sesuatu
pembayaran.
5. Memudahkan peniaga
mengetahui cita rasa pengguna
Dapat menyampaikan perubahan cita rasa dan
permintaan pengguna ke atas sesuatu barang.
Ini memudahkan peniaga merancang keluaran mengikut perubahan cita rasa
dan permintaan pengguna.
6. Memudahkan promosi
Dapat memaklumkan orang ramai tentan sesuatu
keluaran, iaitu dengan siaran radio dan televisyen, interner, surat khabar,
poster dan lain-lain
7. Memudahkan kawalan
perniagaan
Membolehkan peniaga menyampaikan maklumat, arahan
dan dasar dengan segera dari ibu pejabat ke cawanganya di merata tempat.
8. Mengurangkan kerosakan dan
kerugian
Perkhidmatan komunikasi membolehkan mesej mengenai
sesuatu kecemasan dizampaikan dengan segera, dan ini dapat mengurangkan risiko
kerosakan dan kerugian.
PERKHIDMATAN KOMUNIKASI
1. Perkhidmatan komunikasi
terdiri daripada:
- Perkhidmatan Penyiaran
Memainkan eranan yang penting kepada peniaga kerana
membantu mereka memperkembangkan perniagaan melaui penyiaran iklan
- Perkhidmatan Pos
i.
Perkhidmatan pos disediakan oleh Pos Malaysia Berhad.
ii.
Pos Malaysia Berhad menyediakan tiga perkhidmatan, iaitu perkhidmatan
mel, perkhidmatan kaunter dan perkhidmatan lain
iii.
Perkhidmatan mel terdiri daripada mel biasa dan mel khas
iv.
Perkhidmatan kaunter terdiri daripada perkhidmatan jualan, perkhidmatan
bayaran dan perkhidmatan agensi
v.
Perkhidmatan lain terdiri daripada mesin franking, peti surat
persendirian, pos renti, serahan tingkap, dan lain-lain
- Perkhidmatan telekom
i.
dikendalaikan oleh Syarikat Telekom Malaysia Berhad
ii.
Ia menyediakan dua jenis perkhidmatan iaitu lisan dan bercetak.
- Perkhidmatan kurier
Perkhidmatan penghantaran barang, dokumen dan mel
dengan segera
PERKHIDMATAN POS
Terdiri
daripada perkhidmatan mel, perkhidmatan kaunter dan perkhidmatan lain/tambahan
a.
Perkhidmatan mel
Terdapat dua jenis perkhidmatan mel iaitu mel biasa dan mel khas
i.
Mel Biasa
Cara pengiriman termurah, yang sesuai untuk mengirim
surat, bahan bercetak dan oposkad. Pihak
pos tidak membayar ganti rugi jika mel didapati hilang.
ii.
Mel khas
Untuk mengirim surat, dokumen dan bungkusan yang
penting dengan selamat dan segera. Mel
khas terdiri daripada:-
a. Mel Berdaftar
Sesuai untuk mengirim dokumen penting dan dijamin
keselamatannya oleh pihak Pos Malaysia Berhad. Mel ini akan direkod dan
pengirim diberi satu resit pengakuan penerimaan.
b. Mel udara
Ia dikirimkan melalui kapal terbang dan lebih cepat
daripada mel biasa kerana dikenakan bayaran yang lebih tinggi
Mel udara
terbahagi kepada 3 jenis iaitu mel udara kelas satu, mel udara kelas dua dan
Aerogramme
i.
Mel udara kelas 1 meliputi surat, poskad dan bungkusan kecil. Bayaran pos bagi mel ini lebih mahal
ii.
Mel udara kelas 2 Meliputi bahan bercetak, majalah bungkusan dan surat
khabar. Bayaran pos bagi mel ini lebih
murah
iii.
Aerogramme surat udara ringan iaitu sekeping kertas nipis berwarna biru
yang berharga 50 sen. Ia boleh
dikirimkan kemana-mana gegara dengan setem 40 sen sahaja. Aerogramme tidak boleh dikepilkan dengan
bahan lain, jika tidak ia akan dikenakan bayaran lebih.
c. Pos Laju
Dikenali sebagai Mel Ekspres (EMS) cara penghantaran
surat, dokumen dan bungkusan yang paling cepat, iaitu diberi jaminan bahawa
kiriman akan sampai kepada penerima dalam tempoh 24 jam. Perkhidmatan ini meliputi dalam dan luar
negeri.
d. Pos bungkusan
Cara termurah dan mudah untuk mengirim bungkusan di
dalam atau ke luar negeri. Terdiri
daipada dua jenis, iaitu bungkusan kecil dan bungkusan besar.
e. Pos bahan bercetak
Sesuai untuk mengirim risalah, katalog, majalah dan
buku. Bungkusan yang hendak dikirim
tidak boleh melebihi 2 Kilogram. Pada
pembalut perlu ditulis perkatan ‘BAHAN BERCETAK’
f. Kad jawapan perniagaan.
Sesuai untuk perniaga pesanan mel atau jualan
terus. Ia perlu mendapatkan lesen
daripada pejabat pos, membolehkan setem tidak perlu dilekatkan pada kad.
b.
Perkhidmatan
lain/tambahan
i.
Mesin Franking
Membantu peniaga menjimatkan masa melekatkan setem
pada surat atau bungkusan. Ia merupakan
sebuah mesin yang mengecap nilai-nilai bayaran pos dan mempunyai meter untuk
merekodkan jumlah bayaran pos
ii.
Bayar waktu terima
(BWT)
Digunakan oleh peniaga pesanan mel, membolehkan
pengirim memberi kuasa kepada pihak pejabat pos memungut sejumlah wang daripada
penerima bungkusan.
iii.
Peti surat persendirian.
Pelanggan perlu memohon di pejabat Pos untuk menyewa
peti tersebut. Peti ini biasanya
terletak di luar bangunan pejabat pos, membolehkan pelanggan mengambil
surat-suratnya pada bila-bila masa yang diingini, kerana pelanggan diberikan
satu peti bernombor berserta dengan satu set kunci.
iv.
Telegram.
Untuk menghantar mesej dengan segera ke sesuatu
destinasi. Orang ramai mengirim telegram
di pejabat pos dan akan dikenakan caj mengikut jumlah perkataan yang terkandung
dalam kiriman
v.
Intelpos
Adalah mel elektronik yang terpantas yang menyerupai
perkhidmatan telefeks. Ia membolehkan
lukisan, gambar, dokumen dan carta dihantar dan diterima sebagai faksimili,
sama ada di dalam atau di luar negeri.
c.
Perkhidmatan
kaunter
Perkhidmatan kaunter terdiri daripada perkhidmatan
jualan, perkhidmatan pembayaran dan perkhidmatan agensi.
- Perkhidmatan Jualan
Salah satu sumber pendapatan yang besar untuk Pos
Malaysia Berhad. Terdapat pelbagai jenis
jualan. Antaranya ialah
i.
setem
setem-setem dijual dalam pelbagai pecahan nilai
mengikut berat surat dan bungkusan yang dikirim
ii.
Poskad
Memudahkan orang ramai mengirim berita atau mesej
yang ringkas
iii.
Sampul surat berdaftar
Menjual sampul surat berdaftar khas yang tidak mudah
koyak dan kalis air
iv.
Kupon jawapan antarabangsa.
Memudahkan pembayaran belanja setem semasa membuat
pesanan barang dari luar negeri
v.
Aerogramme.
Surat udara ringan yang termurah untuk mengirim mesej
melalui mel udara serta ia tidak perlu dilekatkan dengan setem.
- Perkhidmatan Pembayaran
Pos Malaysia Berhad menyediakan beberapa jenis alat
pembayaran menjelaskan hutang bagi kemudahan orang ramai dan peniaga. Antaranya ialah.
i.
Wang pos Malaysia.
Digunakan untuk mengirim sejumlah wang yang kecil ke
dalam atau pun ke luar negeri. Sesuai
mengirim wang yang minimumnya 50 sen dan nilai maksimum RM 100. Sah digunakan
dalam tempoh enam bulan. Wang pos boleh
dipanlang untuk keselamatan.
ii.
Wang pos British.
Sesuai untuk mengirim sejumlah wang yang kecil ke
Britis atau kenegara-negara Komanwel.
Nilai maksimum ialah 10 Paun Sterling dan ia boleh dipalang. Wang pos Britisah sah laku selama enam bulan.
iii.
Kiriman wang
Ia lebih selamat kerana boleh dipalang seperti cek. Jumlah maksimum sebanyak RM 1000. Tempoh laku selama tiga bulan. Terdapat dua jenis kiriman iaitu kiriman wang
dalam negeri dan kiriman wang luar negeri.
iv.
Kiriman wang telegraf.
Sesuai untuk mengirim wang dengan segera. Nilai maksimumnya ialah RM 1000 dan tempoh
laku selam tiga bulan.
Perbezaan
antara Wang pos Malaysia dengan Kiriman wang.
Wang Pos Malaysia
1. Wang pos Malaysia sesuai
digunakan untuk mengirimkan jumlah wang yang kecil ke mana-mana tempat di
Malaysia.
2. Wang pos dijual mengikut
nilai yang tetap, Tetapi nilai wang pos boleh ditambah dengan melekatkan setem
mengikut nilai yang diperlukan.
3. Nilai minima wang pos yang
dijual ialah 50 sen
4. Nilai maksima wang pos yang
dijual ialah RM 100
5. Pejabat pos pembayar tidak
mengetahi sipa pengirim dan penerima kerana pengirim tidak perlu mengisi borang
6. Wang pos laku selama enam
bulan dan selepas tempoh itu boeh diguna semula dengan syarat melekatkan setem
sebagai bayaran komisen.
Kiriman Wang
1. Kiriman wang sesuai
digunakan untuk mengirimkan jumlah wang yang banyak di dalam negeri dan di luar
negeri
2. Kiriman wang tiada pecahan
nilai yang tetap, iaitu sebarang jumlah boleh dikirim tetapi tidak melebihi RM
1000
3. Nilai maksima kiriman wang
ilah RM 1000
4. Kiriman wang tidak mempunyai
nilai minimum
5. Pejabat pos pembayar akan
mengetahui terlebih dahulu siapa pengirim dan penerima kerana pengirim perlu
mengisi satu borang.
6. Kiriman wang laku selama
tiga bulan sahaja dan tidak boeh lagi digunakan selepas tempoh tersebut.
- Perkhidmatan Agensi
1. Pos Malayis bertanggungjawab
melakukan perkhidmatan agensi bagi jabatan kerajaan, badan berkanun, dan
organisasi lain dengan mendapat komisen
2. Terdapat tiga jenis
perkhidmatan iaitu kutipan dan bayaran serta menerima deposit.
i.
Ejen mengutip bayaran bagi badan-badan berikut. Tenaga Nasional Berhad, Syarikat Telekom
Malaysia Berhad, Lembaga Urusan dan Tabung Haji, Kumpulan wang Simpanan Pekerja
dan lain-lain.
ii.
Membuat bayaran bagi pihak berikut, iaitu Angkatan Tentera Malaysia,
Jabatan Akauntan Negara, PERKESO, KWSP dan lain-lain
iii.
Kemudahan simpanan wang bagi pihak Bank Simpanan Nasional.
PERKHIDMATAN TELEKOM
1. Telekom Malaysia menyediakan
dua jenis perkhidmatan iaitu
i.
Perkhidmatan lisan seperti telefon ATUR panggilan Tanpa Tol, Panggilan
Tiga Pihak dan perkhidmatan radio maritin
ii.
Perkhidmatan ebrcetak seperti telegram, teleks dan telefeks.
Perkhidmatan Lisan
- Telefon
- Alat komunikasi yang
membolehkan dua orang di berlainan tempat dapat berhubung dengan serta
merta antara satu sama lain, sama ada di dalam negeri ataupun di luar
negeri
- Telefon merupakan nadi
penggerak dalam perniagaan moden
- Terdapat tiga jenis
panggilan telefon iaitu:
i.
Panggilan Tempatan- Panggilan di dalam daerah atau bandar yang sama
ii.
Panggilan sambung jauh terus dail (STD) menyambungkan si pemanggil di
satu bandar dengan si dipanggil di bandar lain secara terus
iii.
Panggilan Antarabangsa Terus Dail (ATD)
yang menyambungkan satu negara dengan negara lain secara terus.
- ATUR
Sejenis perkhidmatan telefon mudah alih yang
menggunakan gelombang radio. Membolehkan
pengguna membuat dan menerima penggilan di mana-mana sahaja.
- Panggilan Tanpa Tol
Membolehkan pemanggil membuat panggilan jauh hanya
membayar mengikut kadar panggilan tempatan, kerana bayaran selebihnya dikenakan
kepada penerima panggilan (peniaga) ia bermula dengan nombor 800.
- Panggilan tiga pihak
Perkhidmatan ini membolehkan 3 pihak berbincang atau
bermesyuarat melalui telefon melalui telefon pada masa yang sama.
- Perkhidmatan Radio Maritim
Membolehkan perhubungan telefon dibuat ke
kapal-kapal yang berada di Lautan Atlantik, Lautan Pasifik dan Lautan
Hindi. Perlu dail 108 untuk mendapatkan
bantuan telefonis.
Perkhidmatan Bercetak
1.
Telegram
Cara terpantas untuk menghantar mesej bertulis yang
dikendalikan oleh TMB. Kiriman boleh
dilakukan dengan cara mengisi borang khas, melalui telefon dengan dail 104 dan
melalui teleks dengan menekan kekunci 020
2.
Teleks
Cara pengiriman maklumat atau berita melalui mesin
teleprinter dengan pantas. Ia bertugas
sepanjang hari tanpa pengawasan. Berguna
kepada bank, agensi berita, pasaran saham dan lain-lain
3.
Telefeks
Penghantaran dan penerimaan faksimili melalui
Rangkaian Suis Telefon Awam, Merupakan salaina pendua yang menyerupai salainan
asal dan sesuai untuk menghantar carta, gambar, dokumen dan nota bertulis.
ALIRAN BARU KOMUNIKASI
Selaras
dengan kemajuan sains dan teknologi, terutamanya dalam telekomunikasi pelbagai
aliran baru dalam komunikasi telah wujud seperti berikut.
1. Datel
i.
Perkhidmatan penghantaran data, mesej atau maklumat dengan pantas di
dalam dan luar negeri, melalui Rangkain Suiz Telefon Awam.
ii.
Pelanggan telefon mesti mempunyai komputer dan modem dan ia beroperasi
24 jam
iii.
Digunakan oleh syarikat besar untuk berkomunikasi dengan cawangannya
2. Videoteks
i.
Membolehkan maklumat ditunjukkan pada skrin komputer ataupun televisyen
ii.
Di Malaysia, perkhidmatan ini dikenali sebagai ‘Telita’ yang
dikendalikan oleh STMB ia membolehkan pelanggan mendapatkan pelbagai jenis
maklumat atau data dengan mudah dan pantas
3. Alat Kelui
i.
Alat komunikasi yang menyerupai sebuah radio transister kecil yang
boleh dibawa kemana-mana. Apabila
panggilan diterima alat ini akan mengeluarkan isyarat bunyi dan nombor telefon
yang perlu dihubungi.
ii.
Ia sesuai untuk peniaga yang sentiasa bergerak.
4. MAPAC
i.
Membolehkan data dihantar dan diterima antara terminal-terminal
komputer di dalam dan di luar negeri dengan cepat pantas tanpa kesilapan
ii.
Digunakan oleh bank, hotel dan broker saham
5. Sidang Video
i.
Membolehkan dua pihak atau lebih berhubung secara video dan visual
secara langsung walaupun mereka berada di tempat berlainan.
FAKTOR-FAKTOR PEMILIHAN JENIS KOMUNIKASI
1. Kos
Pemilihan jenis komunikasi bergantung kepada
kemampuan kewangan bagi peniaga. Jika
terdapat dua kaedah komunikasi yang sama cekap, maka perkhidmatan yang lebih
murah akan dipilih
2. Jarak
Destinasi bagi maklumat atau dokumen yang hendak
dihantar juga memperngaruhi pemilihan jenis komunikasi
3. Segera atau tidak
Bagi dokumen atau maklumat yang hendak disampaikan
dengan cepat, sesuai menggunakan kurier teleks atau telefeks. Tetapi jika tidak dperlukan dengan segera
sesuai menggunakan perkhidmatan pos
4. Jenis maklumat
Dipengaruhi oleh jenis maklumat yang hendak
dihantar. Maklumat yang sulit memerlukan
jenis komunikasi yang selamat dan sulit.
Bagi menghantar salinan yang tepat sesuai menggunakan telefeks atau intelpos